Phần 1, chúng tôi đã giới thiệu với các bạn cách cơ bản để “Đọc thư” và duyệt email trong Outlook Express, đây là phần 2 hướng dẫn các bạn cách “Soạn thư” và trả lời thư của khách hàng hay đối tác của mình thông qua Outlook Express.

Gửi thư trả lời

Dùng chức năng trả lời thư người gửi (reply to sender) và trả lời tất cả (reply to all)
Để trả lời một bức thư

* Trong thư mục Inbox, chọn bức thư mà bạn muốn trả lời
* Nhấn chuột vào biểu tượng Reply trên thanh công cụ (hình minh hoạ)

Chức năng trả lời thư

* Bạn sẽ thấy địa chỉ của người gửi thư cho bạn lúc này đã được tự động điền vào mục To (Gửi tới), tiêu đề bức thư người đó gửi cho bạn cũng được tự động điền vào mục Subject (tiêu đề), nhưng trước đó có chữ Re:, có nghĩa là Trả lời cho nội dung …(Re là viết tắt của chữ Reply – Trả lời).

Màn hình viết thư trả lời, mục To và Subject đã được tự động điền vào

* Sau khi gõ nội dung trả lời, bạn có thể nhấn chuột vào nút Send trên thanh công cụ của hộp thoại Message để gửi thư đi.

Nhận xét: Chức năng Reply giúp bạn có thể nhanh chóng trả lời cho người gửi thư cho mình mà nhiều khi không cần quan tâm họ có địa chỉ mail như thế nào do chức năng tự động điền địa chỉ người gửi vào phần người sẽ nhận. Ngoài ra, việc tiêu đề bức thư trả lời giữ nguyên tiêu đề thư cũ, cộng thêm chữ Re: khiến cho bạn có thể dễ dàng nhận ra thư này là trả lời cho vấn đề này, thư kia cho vấn đề kia, và tiến trình thư đi, thư lại đến mức nào rồ thông qua số lượng chữ Re ở phía trước…

Để trả lời người gửi và mọi người nhận khác

* Bạn nhận được một bức thư, không những gửi cho bạn mà còn gửi cho nhiều người khác nữa (ví dụ như một bức thư nhắc nhở cả nhóm cần hoàn thành công việc). Bạn muốn trả lời lại người gửi, đồng thời muốn cho cả những người mà đã được nhắc nhở biết thông tin trả lời của bạn, bạn nhấn vào nút Reply to all

Bạn muốn trả lời cho cả những người được gửi kèm

* Hộp thoại soạn thư trả lời sẽ hiện ra, giống như cửa sổ Reply, nhưng khác ở chỗ là phần người nhận sẽ hiện tất cả những người có liên quan đến bức thư đó. Bạn tiếp tục gõ vào nội dung thư của bạn và nhấn chuột vào nút Send trên thanh công cụ của hộp thoại Message để gửi đi

Bức thư sẽ được gửi đến tất cả những người liên quan

Trả lời có kèm thêm thư gốc, không kèm thêm thư gốc

* Trong chức năng trả lời thư, theo mặc định, nội dung lá thư gốc luôn hiện ra phía dưới cửa sổ soạn thư trả lời để giúp người trả lời có thể trích dẫn những thông tin mà người gửi hỏi để từ đó trả lời sát với nội dung thảo luận. Nội dung thư gốc thường đi sau chữ —Original Message—, hoặc chữ Sender wrote that (người gửi viết rằng)
* Tuy nhiên, bạn có thể thiết lập chức năng mặc định cho các bức thư trả lời là có kèm nội dung thư gốc hay không, cách thức thiết đặt như sau:

Để đặt chức năng trả lời có kèm theo hoặc không kèm theo nội dung thư gốc

* Mở thư mục Inbox
* Nhấn chuột vào menu Tools và chọn Options để hiển thị hộp thoại Options

Chọn mục Options trong menu Tools

Hộp thoại Options sẽ hiện ra, chọn mục Send như hình minh hoạ

Chọn mục Send trong cửa sổ Options

* Chọn Include message in reply (có chứa nội dung thư gốc)
* Chọn Reply to message using the format which they were sent (Sử dụng lại định dạng của thư đã từng gửi cho mình)

Gửi thư

- Khởi tạo một bức thư mới

Để khởi tạo một bức thư mới, Chọn biểu tượng Create Mail trên thanh công cụ Hoặc nhấn Ctrl + N để hiển thị cửa sổ New Message cho phép soạn thư (hình minh hoạ).

Chức năng soạn mới một bức thư

Một cửa sổ sẽ hiện ra, sẵn sàng đợi bạn nhập liệu các thông số cho bức thư mới

Cửa sổ soạn mới một bức thư

Điền một địa chỉ thư vào trường ‘To…’

* Để chỉ rõ người nhận thư là ai: Gõ địa trực tiếp chỉ email của người nhận vào hộp địa chỉ To…:

Gõ địa chỉ email người nhận vào mục To

- Bạn cũng có thể lựa chọn địa chỉ bằng cách nhấn chuột vào biểu tượng quyển sổ ở cạnh nút To… để sử dụng chức năng chọn tên trong danh mục (Select Names).

Sử dụng hộp thoại Select Receipients

- Nhấn chuột vào nút To để mở hộp thoại Select Receipients

- Chọn tên người nhận từ trong danh sách. Sau đó quyết định sẽ gửi thư cho những ai bằng cách chọn tên người đó và nhấn vào nút To -> để chuyển sang phần gửi tương ứng.

- Tiếp tục lặp lại các thao tác như trên để có thể gửi thư cho nhiều người

- Nhấn chuột vào nút OK để đóng hộp thoại Select Receipientsvà quay lại cửa sổ Message

Nhanh chóng chọn người nhận thư trong sổ địa chỉ

Sử dụng chức năng CC và BCC

CC, BCC là gì? – CC có nghĩa là Carbon Copy (bản sao theo lối giấy than) và BCC có nghĩa là Blind Carbon Copy (bản sao bí mật). ả hai chức năng CC và BCC đều cho phép bạn không những gửi thư cho người này mà còn đồng thời gửi nội dung đó cho nhiều người khác nữa. uỳ theo tính chất công việc mà bạn chọn người nhận theo kiểu CC hay BCC. Nếu muốn công khai, bạn chọn CC, trong khi nếu không muốn cho người nhận biết mình còn gửi cho 1 người khác nữa, bạn chọn địa chỉ người được gửi bản sao theo kiểu BCC.

Gửi bản sao của thư theo hình thức CC: Gõ vào mục To địa chỉ bạn muốn gửi chính, mục CC địa chỉ của người cũng sẽ nhận được nội dung bức thư này.

Gửi thư cho người mục To và đồng gửi công khai cho người ở mục CC

- Trong ví dụ trên, bức thư sẽ được gửi tới cả hai địa chỉ và cả hai người này đều biết rằng ngoài mình ra, người kia cũng nhận được bức thư có nội dung tương tự.

Gửi bản sao của thư theo hình thức BCC: Thao tác giống như hình thức CC, chỉ khác là người được điền địa chỉ trong mục BCC sẽ không bị những người khác biết rằng lá thư này cũng đồng thời gửi cho người đó.

Phối hợp chức năng gửi công khai và gửi ẩn

Trong ví dụ trên, bức thư sẽ được gửi tới cả ba địa chỉ, tuy nhiên, 2 người trên không biết rằng ngoài mình ra, thư còn được chuyển đến cả Ton That Nhat Khanh.

Thêm tiêu đề vào trường chủ đề thư ‘Subject’

Để đặt chủ đề (tiêu đề) cho bức thư - Bạn cần nhớ lại các quy tắc xã giao trên mạng: Viết tiêu đề thư ngắn gọn, súc tích, chỉ nêu ý chính cần trao đổi… và nội dung này được bạn gõ vào mục Subject

Tiêu đề thư ngắn gọn, đi thẳng vào công việc

Dùng công cụ soát chính tả (nếu có): Chức năng kiểm tra chính tả tích hợp trong Outlook Express chỉ cho phép kiểm tra các từ bằng tiếng Anh, và như vậy, bạn chỉ có thể sử dụng chức năng này nếu bạn viết thư bằng tiếng Anh. Nếu muốn sử dụng chức năng kiểm tra chính tả tiếng Việt, bạn cần cài thêm các phần mềm tiện ích khác.

Để kiểm tra lỗi chính tả (tiếng Anh) của bức thư

- Nhấn chuột vào vùng ký tự của cửa sổ Message

- Nhấn chuột vào menu Tools và chọn Spelling hoặc nhấn phím F7 để kiểm tra chính tả bức thư của bạn. Nếu Outlook gặp phải một từ sai chính tả thì hộp thoại Spelling sẽ hiện ra.

Kiểm tra chính tả cho bức thư đang soạn

Từ sai chính tả sẽ được hiển thị trong hộp văn bản Not in Dictionary. Danh sách Suggestions hiển thị những gợi ý sửa lỗi.

Từ Helo sai, Outlook gợi ý bạn chuyển thành một trong những từ phía dưới

Chọn từ gợi ý trong danh sách của Suggestions hoặc gõ một từ vào hộp văn bản Change to

- Ignore: Bỏ qua từ đó, cho dù không có trong từ điển nhưng đó là do dụng ý người viết

- Ignore All: Từ sau trở đi, cứ gặp từ đó là bỏ qua.

- Change: Thay thế từ mắc lỗi chính tả bằng từ trong hộp văn bản Change to

- Change All: Thay thế toàn bộ các từ như thế thành từ trong hộp văn bản Change to.

- Add: Thêm từ trong hộp văn bản Not in Dictionary vào trong từ điển

- Khi quá trình kiểm tra chính tả hoàn tất, hộp thoại dưới đây sẽ hiện ra. Nhấn chuột vào nút OK hoặc nhấn Enter để thoát ra

Kiểm tra chính tả cho bức thư đang soạn

Còn tiếp: Hướng dẫn cơ bản sử dụng Outlook Express hiệu quả hơn! – Phần 3